Integracja platformy B2B: ERP, PIM, WMS, CRM – jak to zrobić mądrze?

Cześć. Nazywam się Michał Zabielski i od ponad 10 lat zajmuję się działaniami e-commerce na styku biznesu i technologii. W swojej karierze miałem okazję pracować zarówno z małymi sklepami internetowymi, jak i dużymi organizacjami, dzięki czemu mogę patrzeć na problemy handlu w sieci z różnych perspektyw. Podcast ten powstał, by dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem, jak również pomóc biznesom online mądrze i efektywnie się rozwijać. Jeśli szukasz porad i wiedzy, jak przenieść swoje działania w internecie na wyższy poziom, to to miejsce jest zdecydowanie dla ciebie.

Odcinek dziewiąty: ERP, PIM, WMS czy CRM, czyli jak zintegrować platformę sprzedażową B2B z naszym ekosystemem technologicznym.

Cześć wszystkim. Dzisiaj chciałem pomówić trochę na temat tego, w jaki sposób podejść do tematu integracji platformy sprzedażowej B2B z istniejącym już bądź tworzonym dopiero ekosystemem technologicznym. To jest taki przypadek, który jest bardzo częsty w obszarze branży produkcyjnej, przemysłowej czy dystrybucyjnej. Ona akurat charakteryzuje się takim trendem rosnącym, jeśli chodzi o sprzedaż B2B online i co w praktyce się przekłada na to, że mamy taki scenariusz typowy, gdzie istnieje sobie firma, która wpada na pomysł, że no jest już na tyle dojrzała i ma taką potrzebę biznesową, żeby wejść na rynek online, cyfrowy, tak, uruchomić sobie ten kanał sprzedaży dla swoich klientów, jak również udostępnić im jakąś sensowną ofertę, po prostu skorzystać z dobrodziejstw tego, co daje nam kanał online.

Konieczność integracji

I jak wpada sobie na taki pomysł, no to siłą rzeczy najczęściej jest tak, że w jakimś stopniu ta organizacja jest już scyfryzowana. Czasami, czasami nie, no i wtedy trochę inny jest scenariusz, o nim też opowiem, ale co do zasady jest już jakiś ekosystem taki informatyczny dookoła tego. Tam mogą być jakieś systemy typu ERP do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, może być system CRM do zarządzania klientami, może być system WMS do zarządzania stanem magazynowym i w ogóle magazynem, czy jakiś PIM, który pozwala zarządzać treściami produktowymi. Więc najczęściej jest tak, że platforma B2B po pierwsze jest instalowana, wdrażana już w jakimś istniejącym ekosystemie technologicznym. To po pierwsze, a po drugie, praktycznie nigdy nie działa samodzielnie. To znaczy, zawsze, prawie zawsze, mamy do czynienia z sytuacją, że ta platforma B2B się musi komunikować z jakimiś naszymi innymi systemami.

Przykłady przepływu danych

Czyli taki typowy scenariusz jest taki, że na platformie B2B ktoś przegląda sobie asortyment produktowy, składa zamówienie. To zamówienie na przykład ląduje do systemu ERP, gdzie jest przetwarzane wraz z zamówieniami tak zwanymi offline'owymi, czyli z innych kanałów. No i jest obsługiwane, tam zmieniają się statusy tego zamówienia, jakieś flow tego zamówienia zachodzi, no i po prostu jest obsługiwane już na przykład w systemie ERP. Z drugiej strony możemy mieć do czynienia z sytuacją taką, że jak ktoś przegląda katalog produktowy na platformie B2B, to ten content przychodzi do nas z systemu PIM. Albo stany magazynowe mogą przychodzić z systemu WMS. Więc na koniec dnia mamy zachodzi konieczność zintegrowania tej naszej platformy, nawet jeśli to będzie tylko katalog produktowy bez jeszcze funkcji sprzedażowych, to najczęściej zachodzi konieczność zintegrowania się z jakimś zewnętrznym systemem, który dostarczy nam jakiś informacji, czy to o produktach, czy to o jakichś innych procesach, które zachodzą już w naszej organizacji.

Poza tymi typowymi systemami z ekosystemu, który już istnieje, to mamy do czynienia też z innymi zewnętrznymi systemami, z którymi platforma B2B powinna się integrować. I to są najczęściej takie usługi powiązane z tą platformą B2B, bo najczęstszy przypadek i zastosowanie platformy B2B, no to jednak obsługa procesów sprzedażowych i marketingowych oraz procesów wspomagających pracę handlowców lub ludzi z działu marketingu. W związku z tym pojawiają się dodatkowe zewnętrzne systemy czy usługi, z którymi platforma B2B powinna się integrować. Do takich usług mogą należeć operatorzy płatności, czyli zewnętrzne bramki płatności. Może być analityka internetowa typu Google Analytics, Hotjar czy jakieś inne usługi, Piwik Pro, jest tego sporo. Też są to usługi, które muszą się zintegrować z platformą B2B. Newslettery, tak, usługi newsletterowe typu Mailchimp, MailerLite i inne. To też są zewnętrzne usługi, które wymagają integracji platformy B2B z nimi. No i narzędzia marketing automation typu Salesmanago czy ExpertSender, czy GetResponse i inne. Co do zasady, to są zewnętrzne usługi, które również są zewnętrznymi systemami, z którymi platforma powinna się integrować.

Koszty i złożoność integracji

Więc jak przeanalizujemy sobie to, no to zobaczymy, że może być tutaj bardzo dużo elementów tej układanki, które chcielibyśmy mimo wszystko ze sobą połączyć, bo one teoretycznie mogą żyć niezależnie od siebie, ale w praktyce byłoby to niesamowicie uciążliwe, bo tak naprawdę z każdym złożonym zamówieniem na platformie B2B wiązałyby się jakieś ręczne zmiany, poprawki czy przesyłanie tych danych w sposób jakiś dookoła, albo przepisywanie tych danych do zewnętrznych systemów. No byłoby to po prostu nieefektywne i dorzuciłoby więcej pracy, niż wspomogło odpowiednie działy, a po to przecież powstaje platforma, żeby wspomagać działy czy automatyzować pracę. Dlatego no naturalną rzeczą jest to, żeby przeanalizować te ten aspekt integracji platformy z systemami zewnętrznymi i w praktyce jest to jeden z najważniejszych elementów, największych, najbardziej złożonych i najbardziej czasochłonnych i kosztochłonnych w projekcie tworzenia platformy B2B. Właśnie integracje z systemami zewnętrznymi. To jest bardzo duża składowa zarówno kosztowa, jak i czasowa w projekcie wdrożenia platformy B2B.

Aspekty techniczne i biznesowe integracji

Jak do tego podejść, do tego całego procesu? Najczęściej, tak rynkowo, ludzie rozpatrują to w kategoriach takiego aspektu technicznego. To jest taki najbardziej oczywisty aspekt techniczny tego tematu integracji platformy sprzedażowej, czyli analizujemy sobie, jakie mamy systemy. To oznacza, jakie integracje trzeba napisać i wdrożyć, jakiego rodzaju ma tam zachodzić komunikacja, czyli uwzględniamy tego typu rzeczy, jak to ma się wszystko zsynchronizować od takiej strony technicznej. No i to jest najbardziej oczywiste. O tym teraz powiem. Natomiast jest jeszcze mniej oczywisty aspekt i ten aspekt biznesowy, o którym też zaraz opowiem.

Aspekty techniczne: kierunek komunikacji

W kontekście technicznym to takie najistotniejsze czynniki to są przede wszystkim takie, czy komunikacja między systemami, które będą się integrowały, będzie jednostronna czy dwustronna. To znaczy, pytanie jest takie, czy ten przepływ danych, czy ta synchronizacja, będzie zachodziła w jednym czy w obu kierunkach. I to rozpatrujemy na różnych obszarach. Przykładowo, takim tradycyjnym scenariuszem jest to, że jak integrujemy na przykład system ERP z naszą platformą, no to często jest tak, że zamówienia z platformy B2B przechodzą do systemu ERP i tam są obsługiwane, ale z kolei może być tak, że kartoteki klientów czy podstawowe dane produktowe przychodzą z systemu ERP do platformy B2B.

Aspekty techniczne: doświadczenie Omnichannel

A być może nie chcemy mieć spójności w utrzymywaniu danych klientów z platformy B2B i z innych kanałów, no i wtedy na przykład ta synchronizacja nie zachodzi. A może być z kolei sytuacja taka, że chcielibyśmy na poziomie platformy widzieć zamówienia zarówno te online składane, jak i te offline'owe, czyli zależy nam na spójnym doświadczeniu użytkownika i zbudowaniu takiego tak zwanego omnichannelowego podejścia, gdzie bez względu na to, z którego kanału korzystamy, no to mamy dostęp do wszystkich, do wszystkich informacji. Więc to jest bardzo istotny aspekt od strony technicznej, od strony tego, jak bardzo złożona ma być ta integracja, to jest bardzo ważne. I to najlepiej przeanalizować sobie na spokojnie, czy to samemu, najlepiej z partnerem, który będzie robił to wdrożenie, bo on uwzględni też takie aspekty czysto techniczne, które mogą zwiększyć złożoność całego przedsięwzięcia.

Aspekty techniczne: jakość API

Przykładowo, możemy dotrzeć do sytuacji takiej, gdzie chcemy się zintegrować z systemem ERP, natomiast ten system nie posiada sensownego interfejsu programistycznego do tego, żeby się z nim integrować, czyli tak zwanego API. I to jest w ekosystemie akurat systemów ERP, o który jakoś tak się ich uczepiłem, ale systemów ERP jest to dość częsty motyw, że te popularne systemy, takie typu Subiekt GT czy ogólnie Subiekt, czy Optima Comarchu, mają to do siebie, że one mają dość utrudniony dostęp do zasobów systemu ERP i najczęściej jest tak, że rekomendowane integracje powinny być budowane przez partnerów tych firm lub powinny być dokupione dodatkowe moduły, które jakoś tam udostępniają interfejs do komunikacji z tymi ich systemami. Natomiast w wielu przypadkach to podejście jest takie no utrudnione, nie chcę mówić, że archaiczne, ale jest utrudnione i trzeba wziąć to gdzieś pod uwagę, bo wtedy ta integracja na pewno jest bardziej złożona niż w takich takich rozwiązaniach, które jednak podchodzą pro-kliencko i udostępniają ten interfejs, biorą pod uwagę to, że no trzeba się zintegrować, trzeba integrować ten swój system z jakimś tam ekosystemem. Więc warto to brać pod uwagę, szczególnie kiedy planujecie wdrożenie w ogóle nowego systemu ERP na przykład, albo po prostu budujecie wszystko od zera i rozważacie jakiś system ERP, warto od razu wziąć pod uwagę to przy okazji, jako protip, warto wziąć pod uwagę to, jak on się integruje z innymi systemami, czyli czy posiada jakieś tam API na przykład sensowne, z którym, z którego można korzystać i pozwala ono efektywnie komunikować się z ERP-em i z tego systemu ERP dane wyciągać. Także to jest super ważne i to jest aspekt w kontekście aspektu technicznego to są najważniejsze rzeczy, czyli czy komunikacja ma zachodzić jednostronnie i dwustronnie, jakiego typu dane chcemy wymieniać, czyli czy tylko klientów, czy tylko bazę klientów, czy tylko zamówienia, czy jakiś katalog produktowy i dane produktów, czy chcemy również synchronizować stany magazynowe, bo często jest tak, że że firmy przechowują w systemie ERP stany magazynowe, nie mają oddzielnego systemu typu WMS do zarządzania magazynem. I wtedy tego typu rzeczy powinniśmy sobie przeanalizować.

Podstawowa analiza techniczna

Czyli taka podstawowa analiza to w kontekście komunikacji, jakie typy danych, tak, czyli jakie rodzaje tak zwane encje biznesowe, tak profesjonalnie, czyli produkty, klienci, zamówienia, i czy ta komunikacja dla tych encji biznesowych jest jednostronna czy dwustronna. Tego typu tabele czy macierz można sobie zbudować i to będzie na pewno już bardzo dobry wsad merytoryczny do tego, żeby zbudować efektywną integrację i dostosowaną do naszych procesów biznesowych. Drugi aspekt poza komunikacją to to, czy zależy nam na tym spójnym doświadczeniu użytkownika, czyli tym takim omnichannelowym. Czyli krótko mówiąc, czy chcemy mieć na poziomie platformy B2B chcemy mieć tylko informacje związane z platformą B2B, czy chcemy również mieć informacje z tych innych kanałów, czyli jeśli przykładowo dokonałbym zamówienia w sklepie stacjonarnym, to czy chciałbym widzieć to zamówienie i jego cykl życia, czyli zmiany statusów i tak dalej, również na platformie B2B. Jeśli tak, no to oczywiście, co jest oczywiście pożądane z punktu widzenia naszego klienta, no ale trzeba wziąć pod uwagę, że tego typu rozwiązanie zwiększa nam złożoność całej integracji, bo będzie to komunikacja dwustronna z wieloma typami danych, z wieloma encjami biznesowymi. Więc trzeba gdzieś to tam z tyłu głowy mieć.

Aspekty techniczne: API i koszty utrzymania

No i kolejna rzecz istotna, jak mamy zewnętrzny system, to czy ma on wystawione sensowne interfejsy programistyczne, tak zwane API, do tego, żeby się z nim komunikować. Bo to jest w zasadzie sedno sprawy. To może niesamowicie zwiększyć złożoność, jeśli się okaże, że takie, taka typowa branżowa komunikacja przez API nie istnieje i trzeba po prostu projektować sobie dodatkowo jakiś mechanizm, który będzie to wyciągał. To może również zaważyć na wiarygodności tej integracji, bo może się okazać, że wraz z aktualizacjami systemu, jeśli my będziemy budować te integracje bez uwzględnienia jakby tych czynników, bez uwzględnienia jakby tych czynników typowo systemowych, no to może się okazać, że my będziemy musieli po każdej aktualizacji tego systemu uwzględniać fakt, że może się zmienić integracja, no i dostosowywać ją po naszej stronie. Co też jest rozwiązaniem kosztownym w długim terminie. W związku z tym, jeśli patrzymy na koszt tej integracji, to patrzmy zarówno na koszt samego wdrożenia integracji, jak i później jej utrzymywania.

Aspekty biznesowe integracji

I w dużym skrócie to są te aspekty techniczne, które nam przychodzą na myśl w kontekście integrowania się z systemami zewnętrznymi. Natomiast jest jeszcze drugi aspekt, ten aspekt biznesowy. I to jest bardzo częsty motyw, o którym nie myśli się podczas dokonywania integracji platformy B2B z systemami zewnętrznymi, a który znowuż niesamowicie rzutuje na to, czy ta integracja w ogóle ma zajść i czy ona będzie dla nas utrudnieniem czy ułatwieniem. No a dążymy do tego, żeby jednak była ułatwieniem.

Więc powinniśmy wziąć również przed jakąkolwiek integracją pod uwagę te aspekty biznesowe. I jakie to są te aspekty biznesowe? Przede wszystkim powinniśmy się zastanowić, czy procesy, które zachodzą, te sprzedażowe, marketingowe, czy jakiekolwiek inne, które projektujemy na platformie B2B, czy te procesy biznesowe przystają do handlu poza tym, poza tą platformą. Bo może się okazać, że to, jak my sprzedajemy na platformie B2B i to, jak zaprojektowaliśmy ten proces sprzedaży na platformie B2B, wygląda inaczej, być może diametralnie inaczej, niż przy tym naszym handlu na innych kanałach, czy to na marketplace'ach, czy to w sklepach stacjonarnych.

Procesy B2B a istniejące systemy

Jeśli tak jest, to jest to bardzo istotny aspekt, bo może się okazać, że system ERP, czy jaki, czy CRM, czy WMS, czy jakikolwiek, z którym się integrujemy, jest nieprzygotowany do specyfiki sprzedaży na platformie B2B, bo na przykład był od zawsze projektowany pod sprzedaż w sklepach stacjonarnych. Teraz nagle pojawia się platforma B2B, gdzie ten asortyment produktowy w katalogu jest na przykład większy, dostęp do oferty jest większy, dostępność jest 24 godziny na dobę. Być może system ERP nie jest na to przygotowany, czy jakikolwiek inny, czy CRM, czy WMS. Ten zewnętrzny system nie jest przygotowany. No i wtedy docieramy do etapu tego właśnie istotnego, gdzie ten system zewnętrzny musi również dostosować się do specyfiki działania platformy B2B. Czyli krótko mówiąc, trzeba pamiętać o tym, że dodanie do układanki kolejnego systemu w postaci platformy B2B może doprowadzić do tego i wymusić to, że zewnętrzne systemy będą musiały również dostosować się do tego nowego gracza w tym całym, w tej, w tej całej układance.

Dedykowane narzędzia dla online

W związku z tym trzeba mieć to gdzieś z tyłu głowy i może być taki scenariusz, potencjalnie, to też można, można rozważyć i zresztą pojawia się często też w głowie czy to właścicieli, czy osób odpowiedzialnych za wdrożenia. Może się pojawić w głowie takie myślenie, że może lepiej mieć dedykowane narzędzie dla kanału online. Czyli krótko mówiąc, rozważaliśmy to, żeby zintegrować system ERP na przykład z platformą B2B, ale jak przeanalizowaliśmy to pod kątem biznesowym, to okazało się, że te procesy na platformie B2B są tak specyficzne i tak nie przystają do tego, co jest zaprojektowane w obecnym systemie, że lepszym rozwiązaniem byłoby po prostu zakup licencji na przykład dla innego systemu ERP, który będzie dostosowany do tego handlu online i zintegrowanie się z tym systemem ERP, czyli mamy dwa oddzielne systemy ERP. I wbrew pozorom, bo to się może wydawać bezsensowne, bo mamy dwa systemy do utrzymania, większa komplikacja, ale w niektórych przypadkach może mieć to sens. Bo na przykład, jeśli my robimy taki biznesowy prototyp, testujemy, czy my w ogóle chcemy wejść na na rynek online i chcemy to zrobić jak najszybciej i jak najniższym kosztem, to może się okazać, że wrzucenie systemu ERP specjalnie dla platformy B2B i zintegrowanie się w podstawowym zakresie z nim, będzie tańsze niż budowanie całej integracji pod istniejący system ERP tylko po to, żeby zweryfikować, czy ten kanał online jest dla nas zasadny.

Decyzje architektoniczne i biznesowe

To oczywiście jest istotna decyzja zarówno architektoniczna, no bo wymaga dorzucenia kolejnego elementu w układance w taki sposób, żeby nie był on inwazyjny dla pozostałych, dla całego tego ekosystemu. No ale jest to również decyzja biznesowa, bo nowy system ERP to oznacza, że może niektóre osoby będą na przykład obsługiwać te dwa systemy jednocześnie, czyli dochodzi dla nich dodatkowy koszt związany z przechodzeniem między narzędziami. A może się okazać, że chcemy mieć jednak to doświadczenie omnichannelowe, które komplikuje nam sytuację w wariancie z dwoma systemami, bo wtedy my musimy pisać integrację pod dwa systemy i wtedy nie ma uzasadnienia ani technicznego, ani biznesowego na to, żeby te dwa systemy były oddzielnie. Także jest to istotna decyzja biznesowa i w praktyce trzeba uwzględnić ten element.

Dopasowanie narzędzi do procesów

Czyli wziąć pod uwagę bardzo ważną rzecz, o której wspominałem wcześniej i która ma zastosowanie tutaj znowu, po raz kolejny, jest ona na tyle istotna, że wspominam ją raz jeszcze, czyli dopasowujemy narzędzia jak najbardziej do tego, jak obecnie funkcjonujemy jako biznes i jak mamy funkcjonować jako biznes. Bo to jest bardzo, to też jest częsty taki motyw, że jesteśmy po warsztatach albo w trakcie warsztatów z jakąś firmą zewnętrzną, wypracowaliśmy sobie na bazie warsztatów to, że jak ma funkcjonować docelowo to nasze rozwiązanie. No i bardzo fajnie. Tylko zapominamy o tym, że my już żyjemy w jakimś ekosystemie i często nie bierzemy pod uwagę tego, że przecież my musimy też połączyć się bardzo często z tym, jak to wszystko funkcjonuje obecnie. No bo przecież nie położymy teraz obecnego działania firmy, nie wywrócimy go pstryknięciem palca do góry nogami nagle, tylko dlatego, że mamy nowy system, no i tam sobie już posprzątaliśmy te procesy, one wyglądają pięknie, no to przecież wiadomo, że pozostaje już tylko podłączyć nowy system, przeciąć wstęgę, odpalić przycisk, no i wiadomo, że firma zaczyna działać już z nowymi procesami, nowo zaplanowanymi. No nigdy tak nie jest, tak? Nikt nie jest, przede wszystkim sam czynnik ludzki tego, że my musimy wyszkolić tych ludzi, dostosować ich do tej nowej rzeczywistości, do nowych narzędzi, tak żeby oni potrafili z tymi nowymi procesami działać wydajnie, no to to już jest wyzwanie samo w sobie, które nie wydarzy się pstryknięciem palca.

Aspekty biznesowe: obecne i przyszłe działanie

W związku z tym w tym aspekcie biznesowym integracji platformy B2B z innymi elementami ekosystemu technologicznego, czyli z innymi systemami, z ERP-em, z CRM-em, z WMS-em, z PIM-em i tak dalej i tak dalej, musimy wziąć pod uwagę to, jak działamy obecnie, jak mamy działać docelowo i przemyśleć też proces przejścia tego, tak, czyli ten przejścia ze starych procesów na nowe. I co więcej, w większości wypadków, ponieważ platforma B2B nie będzie żyła w izolacji, to ona powinna być zaprojektowana tak, zarówno na poziomie swoim, czyli tych funkcji, które na niej będą, jak i na poziomie tych integracji, powinna być zaprojektowana tak, żeby była przygotowana na to płynne przejście ze starych procesów do nowych. A jeśli nawet nie obsługuje ona, nie została zaprojektowana ona pod stare procesy, to powinna być zaprojektowana pod nowe z opcją tego przejścia, tak, czyli tego takiego fallbacku czy takiego okresu przejściowego. No bo nie chcemy doprowadzić do sytuacji, w której zbudowaliśmy platformę B2B i będzie ona po prostu niewykorzystywana, czy to przez handlowców, czy to przez klientów, no bo po prostu nie będą oni wiedzieli, jak się po niej poruszać, będzie to dla nich totalnie coś zupełnie nowego i będzie to kontrintuicyjne i w zasadzie będą korzystać ze starych metod, no bo po co się męczyć w z uczeniem nowej platformy. W szczególności to w szczególności ma zastosowanie do naszych klientów.

Aspekty biznesowe: wartość dla klienta

Jeśli my będziemy wymuszać na klientach wyedukowanie się z nowej platformy bez dostarczenia im w zamian za to jakieś wartości dodanej, to gwarantuję wam z doświadczenia mojego i moich klientów, klienci nie będą chcieli z tego korzystać. Bo dla nich wygodniej będzie wykręcić numer do handlowca i po prostu powiedzieć mu, żeby wklepał to zamówienie tak jak zawsze, niż wchodzić na platformę, spędzać kilkadziesiąt minut czy nawet i kilkanaście minut czasu na to, żeby zapoznać się z platformą, zobaczyć, jak ona działa, odkryć proces zakupowy i tak dalej, nauczyć się tego procesu zakupowego, jeśli to nie dostarcza żadnej wartości. Dlatego to jest bardzo ważna rzecz.

Aspekty biznesowe: "Garbage in, garbage out"

Kolejny aspekt biznesowo-techniczny, chociaż to jest, to jest aspekt biznesowy, on zahacza też o operacje, czyli to, jak działamy na co dzień, jest to, że to to to przysławne sformułowanie "garbage in, garbage out", czyli jeśli dajemy śmietnik na wejściu, to dostajemy śmieci na wyjściu. Czyli krótko mówiąc, jeśli będziemy budowali integrację i ona zostanie od strony kodu napisana wspaniale, bardzo dobrze, będzie się szybko synchronizowała, będą się wszystkie rzeczy wysyłały nawet w czasie rzeczywistym, bez żadnego opóźnienia dla zewnętrznych systemów, dla platformy B2B, nie będzie to obciążało tych systemów, wspaniale, ale okaże się, że w systemie PIM, w ERP-ie, w CRM-ie czy na platformie B2B mamy bałagan w tym, jak na przykład są poukładane produkty, czyli w drzewie kategorii produktów. Albo w treściach produktowych będzie nieporządek, będzie nieład, to nie będzie ustandaryzowane. W CRM-ie te pola to będą w zasadzie dla każdego klienta to będą inne pola, bo to nigdy nie było standaryzowane, albo w systemie ERP to, jak się wpisało, tak się wpisało i taki był format zamówień, to ten nieporządek i ten bałagan w waszych systemach przeniesie się wraz z integracją, przeniesie się na nową platformę B2B. I to będzie problem. Problem będzie polegał na tym, że wtedy partner utrzymujący platformę B2B będzie musiał wymyślać sposoby, rozwiązania, które będą porządkowały ten temat po stronie platformy. A to zwiększy jej złożoność i zwiększy jej koszt utrzymania. Także tego nie chcemy. Nie mówiąc już o tym, że uporządkowanie tego najczęściej po stronie platformy to jest najczęściej przyklejanie plasterka na istniejącą ranę, czyli rozwiązuje to jakby skutki jakiegoś problemu, ale nie rozwiązuje problemu samego w sobie, bo ten nieporządek tam cały czas jest. I im bardziej on będzie rósł, tym bardziej będzie powodował problemy przy każdych nowych systemach, bo tak naprawdę to każdy nowy system będzie musiał dostosowywać się do tego nieporządku, jaki mamy w tam PIM-ie, ERP-ie, czy w jakimkolwiek zewnętrznym systemie.

Audyt danych przed integracją

Dlatego bardzo często jest tak, że jak robimy audyt przed, przedwdrożeniowy, taki rozpoznawczy tego, jak działa biznes klienta, to bardzo często identyfikujemy, że tam faktycznie jest nieporządek w tym PIM-ie, w tym ERP-ie, CRM-ie, w zewnętrznym systemie, z którym ma się integrować platforma. I wtedy rekomendujemy najpierw proces poukładania. My oczywiście wtedy wspomagamy tego klienta przy porządkowaniu tego wszystkiego, ale rekomendujemy najpierw uporządkowanie tego w jednym systemie, po to, żeby nie eskalować tego bałaganu na systemy, które się będą integrować. Także to jest taka też istotna rzecz w kontekście aspektu biznesowego. Jeśli mamy platformę B2B, chcemy ją podłączyć do naszego ekosystemu, być może to jest dobry moment na to, żeby zrobić sobie taki przegląd tych naszych systemów, zidentyfikować jakieś takie właśnie błędy w strukturach, nieuporządkowane treści, nie zestandaryzowane ten, ten content, nie zestandaryzowany zgodnie z naszymi jakimiś procesami. Być może warto to zidentyfikować i poprawić to teraz, zanim to wyeskaluje na kolejne systemy, które będzie trzeba wtedy sprzątać. Bo wtedy nie sprzątamy tego w jednym miejscu, tylko najczęściej musimy to porządkować w, we wszystkich, które po prostu komunikują się z tym felernym systemem, w którym mamy ten bałagan.

Bałagan w danych a efektywność

Ale wspominałem tutaj o systemach zewnętrznych, natomiast ta zasada działa też w drugą stronę. To znaczy, jeśli mamy platformę B2B, na niej jest bałagan, jest to wszystko, nie wiem, zamówienia są właśnie nieustrukturyzowane, no to jeśli mamy integrację, w której na przykład platforma B2B wysyła zamówienia do systemu ERP, no to wtedy ten nieustrukturyzowane zamówienie leci do systemu ERP i to może rzutować nam na efektywność obsługi zamówień z platformy B2B, bo wtedy na przykład zespół do obsługi klienta musi mieć jakąś, nie wiem, specjalną procedurę na to, żeby tego typu zamówienia obsługiwać, być może musi je najpierw właśnie przeczyścić, poukładać, ubrać w tą strukturę, która normalnie w systemie ERP funkcjonuje, żeby to sensownie obsłużyć i wydłuży to czas obsługi. Rzadko to ma miejsce, bo jednak platforma B2B, czy ta integracja z platformą B2B ma to do siebie, że najczęściej są projektowane pod istniejący system i do jego struktury się dopasowują, no ale i takie przypadki widziałem w praktyce, tak, że ten bałagan w platformie B2B, no albo były takie przypadki na przykład, że klient tworzył sobie prototyp platformy B2B, taką pierwszą wersję, no więc nie przywiązywał uwagi do tego, żeby tam wszystko było poukładane. No i robił się taki właśnie mały śmietniczek, gdzie tam dorzucany był jakieś dodatkowe parametry, które w ogóle nie mają zastosowania nigdzie indziej i zamiast to oczyścić przed wysyłką do systemu ERP, no to to wszystko leciało do tych systemów, czy do ERP-a, CRM-a i wtedy tam trzeba było to porządkować.

Podsumowanie aspektów biznesowych

Także generalnie warto patrzeć na te dane, które są przesyłane z jednego miejsca do drugiego i analizować je pod kątem tego, czy czasem nie ma tam właśnie jakiegoś braku struktury, bałaganu, który powinno się uporządkować, bo gwarantuję wam, z wieloma klientami to przerabialiśmy, że często wdrożenia takie produkcyjne potrafią się opóźniać tygodniami, jak nie miesiącami, bo właśnie nie zostaną, nie są doprowadzone te dane do takiej postaci rozsądnej, zdatnej do wykorzystania w systemach zewnętrznych. Tu w szczególności mówię tutaj o PIM-ach, gdzie ta struktura produktowa, ten content produktowy może być bogaty i tam takich wąskich gardeł czy takich punktów spornych może być bardzo dużo. Także warto to mieć na względzie.

No, w dużym uproszczeniu, w dużym skrócie, jakbym miał właśnie opisać ten proces i to, co należy wziąć pod uwagę przy integracji z zewnętrznymi systemami, to właśnie te, to, to, o czym wspominałem, czyli te aspekty techniczne i biznesowe. W technicznych bierzemy pod uwagę, jakiego rodzaju dane chcemy przesyłać z jednego systemu do drugiego, czy ta komunikacja ma być jednostronna czy dwustronna i czy zewnętrzne systemy, z którymi się chcemy integrować, mają przygotowane API, czyli te interfejsy programistyczne, które pozwalają się komunikować między systemami. Z kolei od strony biznesowej trzeba wziąć pod uwagę takie rzeczy, jak to, czy proces, procesy na platformie B2B przystają do tego, co mamy w istniejącym ekosystemie, czy to wymaga dostosowania. Czy powinniśmy mieć dedykowane narzędzia dla ekosystemu online, czyli czy może nie lepszym pomysłem byłoby specjalny ERP czy CRM, czy WMS tylko pod online, kosztem tego, że nie mamy tego doświadczenia omnichannelowego, no ale wdrożenie jest na przykład mniej złożone i szybsze. No i uporządkowanie danych, tak, czyli audyt tych danych pod kątem tego, żeby nie przesyłać śmieci czy nieporządku z jednego miejsca do drugiego.

Najważniejszy wniosek

Na koniec dnia przypominam, najważniejszy wniosek płynący z tej integracji i w ogóle potrzeba to jest taka, że budujemy te integracje, wprowadzamy platformę B2B, czy robimy to narzędzie, które po to, żeby dopasować i wspomóc naszą organizację, automatyzując różne procesy, które w niej zachodzą, a nie na odwrót. Bo to jest też coś, co się czasami pojawia, że bierzemy jakiś system zewnętrzny, bo ktoś tam, nie wiem, handlowiec nam wcisnął, bo powiedział, że poukłada nam to procesy i tak dalej i tak dalej. I potem jest efekt taki, że po wdrożeniu okazuje się, że to nie przystaje do nas, do tego, jak my działamy i musimy zmieniać sposób działania nasz do tego, żeby, do tego, żeby po prostu móc korzystać z narzędzia, które było budowane. No to tego nie chcemy robić. Pamiętajmy, zawsze wychodzimy od organizacji, od tego, jak ona działa. Stąd ta potrzeba często warsztatów proponowanych przez jakiś tam partnerów wdrożeniowych, żeby najpierw zrozumieć, jak działa biznes i pod niego zbudować zestaw narzędzi, a nie na odwrót, żeby ta organizacja się musiała dostosowywać.

Wyjątki i konsultacje z ekspertem

Wyjątkiem może być nowa organizacja, która nie ma poukładanych procesów. To jest ewentualnie taki przypadek, gdzie powiedzmy, że robimy tak, że po prostu organizacja dopasowuje się do narzędzia, ale jest to zamierzone, bo my do tej pory nie mieliśmy żadnych procesów, to było niepoukładane, w nieładzie. Więc wtedy może się okazać, że po prostu te procesy, które nam są dostarczane wraz z tym narzędziem zewnętrznym, czyli powiedzmy ERP ma jakiś swój domyślny workflow, czy CRM ma jakiś tam swój domyślny workflow obsługi klientów, no może się okazać, że to będzie dla nas takim frameworkiem bazowym do tego, żebyśmy my sobie zbudowali procesy w organizacji tak, żeby one działały efektywnie, a przy okazji zupełnie dostajemy prawie pełną, prawie w pełni zbieżną integrację procesów w ERP-ie czy w CRM-ie, tak? Ale w tak, nawet w takiej sytuacji najlepiej jest to skonsultować z ekspertem, żeby się upewnić, że ten proces, który jest oferowany przez ERP-a, CRM-a czy PIM-a, czy jakiekolwiek inne narzędzie, czy on faktycznie z kolei przystaje do naszego sposobu działania i do standardu rynkowego. To też warto wziąć pod uwagę, bo co prawda systemy ERP czy CRM mają jakieś wbudowane workflow u siebie, ale może się okazać, że ono jest na przykład generyczne i ono nie jest dostosowane do specyfiki firmy produkcyjnej. I wtedy co prawda dostajemy framework do działań, ale on i tak nie do końca przystaje do naszej branży i tworzymy taką, taką jakąś wydmuszkę, takie jakiegoś potworka, który, w którym osadzamy ten naszą specyfikę pracy w branży produkcyjnej na przykład czy przemysłowej do systemu, który jest dostosowany i który ma zbudowany ten, ten, ten framework czy te, te swoje procesy wewnętrzne, ma zbudowane na przykład dla branży e-commerce'owej B2C czy dla beauty, gdzie tam jest zupełnie inna specyfika sprzedaży tych produktów. Także najlepiej skonsultować z ekspertem, bo to nie są wielkie koszty względem tego, w jakie koszty możemy się wpakować, jeśli wykorzystamy niewłaściwe narzędzie, bo koszty wdrożeń takich systemów są niemałe i jeśli my na koniec wdrożenia mamy się dowiedzieć, że to po prostu nam nie zadziała i trzeba zrobić to innym narzędziem albo zupełnie inaczej, no to szkoda naszego czasu, szkoda czasu partnera i szkoda też zainwestowanych środków.

Zakończenie

Dobrze, to chyba tyle, jeśli chodzi o ten temat integracji. Oczywiście każdy z tych aspektów, techniczny, biznesowy, każdy ten system z osobna można by było sobie jeszcze bardziej pogłębić i przeanalizować i być może zrobimy to w kolejnych odcinkach. Natomiast mam nadzieję, że tutaj w taki sposób ogólny opisałem esencję tego, jak wyglądają te integracje i co trzeba wziąć pod uwagę, bo to ma zastosowanie do praktycznie wszystkich zewnętrznych systemów, które się integrują z platformą B2B. Więc warto to wziąć pod uwagę. Zachęcam do tego, żeby przy następnej integracji uwzględnić sobie te czynniki i zobaczyć, jak bardzo to zmieni wasze postrzeganie i postrzeganie partnera na proces wdrożenia integracji i połączenia platformy B2B z naszymi systemami zewnętrznymi. Jeśli wiecie, że ktoś jest akurat w tym procesie, albo planuje sobie zbudować platformę B2B, albo planuje integrować platformę, swoją platformę B2B z zewnętrznymi narzędziami, czy z zewnętrznymi systemami, przekażcie mu ten odcinek dalej, podzielcie się nim. Niech ta wiedza krąży, no i niech korzysta on z tego, że inni już wypracowali pewne techniki, które po prostu działają. Zachęcam was też do subskrybowania kanału po więcej merytorycznych treści. I mam nadzieję, że w niedługim czasie słyszymy się ponownie z kolejną dawką ciekawych materiałów. Także dzięki wielkie za wysłuchanie i do zobaczenia niebawem. Cześć.