Warsztaty Discovery: Przełomowe narzędzie we wdrażaniu platform B2B i budowaniu strategii sprzedażowej online

Podcast Manufaktura E-commerce.

Cześć! Nazywam się Michał Zabielski i od ponad 10 lat zajmuję się działaniami e-commerce na styku biznesu i technologii. W swojej karierze miałem okazję pracować zarówno z małymi sklepami internetowymi, jak i dużymi organizacjami, dzięki czemu mogę patrzeć na problemy handlu w sieci z różnych perspektyw. Podcast ten powstał, by dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem, jak również pomóc biznesom online mądrze i efektywnie się rozwijać. Jeśli szukasz porad i wiedzy, jak przenieść swoje działania w internecie na wyższy poziom, to to miejsce jest zdecydowanie dla ciebie.

Tytuł tego odcinka to: Warsztaty Discovery – przełomowe narzędzie we wdrażaniu platform B2B i budowaniu strategii sprzedażowej online.

Cześć wszystkim. Mam nadzieję, że humory wam dopisują, bo dzisiaj będziemy poruszać temat takiej techniki warsztatowej, która jest często wykorzystywana przy wdrażaniu rozwiązań projektowych, projektów IT i nie tylko, i która ma taką specyfikę, że jeśli z punktu widzenia wykonawców jest czymś, co jest wręcz niezbędnym do tego, żeby zrealizować projekt zgodnie z założeniami i z potrzebami klientów, natomiast bardzo często z punktu widzenia klienta jest to zbędny element, który najzwyczajniej w świecie klient chciałby, żeby był po prostu pomijany.

Mowa tutaj o warsztatach Discovery, czyli takich sesjach roboczych czy, no właśnie, warsztatach, podczas których spotykają się istotne osoby, kluczowe dla realizowanego projektu lub planowanego do realizacji projektu, po to, żeby uzyskać zestaw informacji pozwalających później efektywnie wdrożyć jakieś rozwiązania albo zrealizować jakiś projekt, albo w ogóle wypracować jakieś rekomendacje do tego, żeby rozwiązać problem klienta.

Dzisiejsza w dzisiejszym odcinku o tych warsztatach Discovery będę mówił na przykładzie wdrożeń platform B2B. Natomiast wszystkie te rzeczy mają zastosowanie zarówno do projektów e-commerce B2C, czyli jakieś platform sprzedażowych, jak i ogólnie do dowolnego projektu IT. Tutaj po prostu osadzam to w jakimś kontekście, żeby łatwiej było pewne rzeczy zrozumieć. Natomiast co do zasady w dowolnym projekcie IT będziemy spotykać się z tego typu rzeczami i co do zasady te warsztaty są podobne. Tak, one nigdy nie są takie same, no bo każda z firm wdrożeniowych realizujących te warsztaty ma też jakąś tam swoją specyfikę. Więc to nigdy nie będzie tak, że ta sama firma X i firma Y będzie miała taki, taki sam sposób prowadzenia tych warsztatów i poruszania tych samych kwestii. Natomiast są takie pewne niezmienniki, które w przypadku tych platform, nie w przypadku platform, tylko w przypadku tych warsztatów mają zastosowanie.

Więc dzisiaj powiem trochę o tym, po co w ogóle są te warsztaty, jakie są cele tych warsztatów i też jakie korzyści one przynoszą. Dlaczego nie jest tak, że chcemy po prostu realizować projekt i wio, tylko zawsze ci wykonawcy mają jakieś takie dążenie do tego, żeby te warsztaty były realizowane.

Po co są warsztaty Discovery?

I po co one są w ogóle robione? Bo jeśli wyobrazimy sobie, że przychodzi do nas klient albo jakiś zleceniodawca i mówi, że chce, żebyśmy zrealizowali dla niego platformę B2B z sprzedażą, bądź przychodzi wykonawca i mówi, że chciałby dla nas zrealizować platformę, uważa, że dla nas to będzie rozwiązanie zasadne, no to mamy dwie drogi, no możemy tę platformę zgodzić się na realizację tej platformy lub nie zgodzić. No i dlaczego mielibyśmy się zgodzić? No zazwyczaj to jakby wynika z potrzeby jakiejś, którą my posiadamy bądź nie, no ale nawet jeśli byśmy chcieli tę platformę wdrożyć, no to zdajemy sobie sprawę z tego, że wdrożenie takiej platformy jest raczej rozwiązaniem stosunkowo kosztownym, bo to jest zazwyczaj pewien projekt, który w zależności od złożoności będzie trwał od trzech do dwunastu miesięcy, a nawet i więcej przy bardziej złożonych platformach, więc niesie za sobą różnego rodzaju koszty, których no co do zasady nie chcemy ponosić w ciemno. W związku z tym zależy nam na tym, żeby to było zrobione przez sprawdzonego partnera w sposób bezpieczny i w miarę dla nas przewidywalny. Skoro z punktu widzenia wykonawcy on ma podobne potrzeby, tylko po tej drugiej stronie, w związku z tym chciałby wykonać możliwie jak najlepszą platformę, jak najbardziej dostosowaną do potrzeb klienta.

I gdyby było tak, że że wykonawca siada, robi platformę i przynosi po prostu jakąś, jakiś gotowy produkt, najczęściej kończy się to tym, że po prostu oczekiwania wykonawcy i oczekiwania zamawiającego rozmijają się z rzeczywistością, lub co gorsze, dostajemy narzędzie, które być może ładnie wygląda, ale zupełnie nie jest pożyteczne, używalne dla końcowych użytkowników, co też jest problemem.

12 celów warsztatów Discovery

Dlatego ja wyszczególniłem takich dwanaście celów warsztatów Discovery, po co one są i co one nam, do czego one powinny prowadzić.

1. Zdefiniowanie problemu

No i pierwszy, pierwsza podstawowa rzecz, po co miałyby takie warsztaty Discovery być realizowane, to to, żebyśmy zdefiniowali sobie problem, który chcemy rozwiązywać budowanym produktem. Czyli po co w ogóle po co w ogóle ktoś przychodzi do nas z potrzebą budowy platformy B2B? To jest bardzo ważne, bo w takiej rozmowie z klientem może się okazać, że problem, który on chce rozwiązać jest nierozwiązywalny platformą B2B, bo problem może leżeć w tym, że po prostu klient ma jakiś nieefektywny proces sprzedaży, czy nieefektywny proces marketingowy i pierwszym krokiem jest nie tyle zbudowanie platformy B2B, co zastanowienie się nad tym, jak działają procesy w organizacji i które elementy tego procesu należy usprawnić i ewentualnie w ramach tego może wyjść nam, że jakiś fragment procesu lub cały proces wymaga automatyzacji i wtedy gdzieś tam się pojawia platforma B2B.

I to jest świetna informacja. To w ogóle jest świetna informacja, jeśli na etapie warsztatów okaże się, że nie potrzebujemy wdrażać platformy B2B, bo to oznacza, że właśnie w tym momencie zaoszczędziliśmy cały budżet projektowy, który byłby wrzucony po prostu w realizację platformy, która by była nieużywana, albo która by realizowała cele, których sami do końca nie wiemy, jakie miałyby być, bo po prostu to nie do końca jest tak, że platforma sama z siebie rozwiązuje problemy w procesie sprzedażowo-marketingowym. Najpierw musimy te problemy zidentyfikować. Czasami oczywiście jest tak, że wdrażając platformę przy okazji okazuje się, że gdzieś był problem i go rozwiązujemy, ale to będzie zupełnie przy okazji. Więc żeby nie zrzucać tego na karb szczęścia czy farta, warto zrobić tego typu analizę.

Więc pierwsza rzecz, zdefiniowanie problemu i to jest jeden z celów takich warsztatów, bo po prostu wtedy pojawia się przestrzeń do tego, żeby ten problem sobie określić. No i przede wszystkim, żeby go wykonawca zrozumiał, bo wtedy osadza sobie już to rozwiązanie docelowe w jakimś sensownym kontekście.

2. Analiza celów biznesowych

Kolejna rzecz, kolejny cel takich warsztatów Discovery to jest analiza celów biznesowych, czyli co my chcemy osiągnąć tym projektem, na przykład nie wiem, wzrost sprzedaży o 10%, większy przychód, może zwiększony wolumen zamówień, może większą liczbę leadów. Najlepiej, jakby te cele biznesowe były mierzalne. I to też jest istotny element z punktu widzenia wykonawcy, bo jeśli wykonawca ma kompetencje do tego, żeby oszacować, że na przykład ktoś sobie założył, że platforma zwiększy mu sprzedaż o 100%, a wiemy z analizy biznesowej, że to jest duża organizacja i zwiększenie sprzedaży o 100% jest wręcz nierealne, a raczej nie jest realne samym wdrożeniem platformy, no to lepiej zbić tego typu obiekcje już na starcie, na etapie koncepcji, niż próbować wdrażać coś i próbować oszukiwać w zasadzie oczekiwania klienta, tak? No bo on na starcie projektu zakłada, że ta platforma przyniesie mu taki zysk, natomiast może się okazać, że po prostu no to jest nierealne. To znaczy problem, który czy czy czy jakiś cel, który chce osiągnąć ten klient jest celem, który wymaga transformacji całego procesu, a nie dorzucenia tylko pojedynczego narzędzia. Dobrze też, żeby te cele biznesowe były mierzalne, no bo dzięki temu po wdrożeniu platformy będziemy w łatwy sposób mieli możliwość zweryfikowania, czy faktycznie wdrożone narzędzie no rozwiązuje ten nasz problem i pozwala nam osiągnąć ten cel biznesowy. To znaczy, że po wdrożeniu platformy niekoniecznie musi być tak, że ten cel już został osiągnięty, ale jeśli widzimy, że ten trend jest w kierunku osiągnięcia tego celu biznesowego, no to wiemy przynajmniej, że ten kierunek, który obraliśmy ma sens. No jest po prostu najzwyczajniej w świecie zasadny i możemy tam optymalizować ten proces dotarcia do celu, na przykład, tak?

Więc poza zdefiniowaniem problemu, kolejny cel to jest analiza celów biznesowych. Znowu świadomość tych celów biznesowych z punktu widzenia wykonawcy jest również szalenie istotna, no bo wtedy będzie też wiadomo, czy na przykład my chcemy mieć tę platformę wdrożoną po to, żeby optymalizować sprzedaż, czy optymalizować marketing i wykonawca ze swoim know-how może proponować rozwiązania dodatkowe, może rekomendować jakieś rozwiązania dodatkowe dla platformy B2B, które mają na celu na przykład zoptymalizowanie sprzedaży, zoptymalizowanie procesu wyszukiwania produktów czy zapoznawania się z ofertą. To też jest szalenie ważne.

3. Zdefiniowanie grup docelowych

Kolejny cel, który jest ważny z punktu widzenia warsztatów Discovery i w sumie docelowego projektu, to jest zdefiniowanie grup docelowych. Czyli warsztaty Discovery są takim miejscem, są taką przestrzenią, w której możemy i nawet powinniśmy zdefiniować sobie, kim będą docelowi użytkownicy platformy, jakiego mają typu wyzwania i problemy, nie tylko w kontekście projektu, czyli ogólnie. Mówimy, jaka strona powinna korzystać z tej platformy, czyli na przykład, że to są, nie wiem, nasi docelowi klienci, monterzy, jacyś dystrybutorzy, serwisanci. Tych stron może być bardzo dużo, bo może być ktoś, kto, nie wiem, realizuje dodatkowe usługi dla naszych produktów, które my sprzedajemy gdzieś dalej albo dajemy dystrybutorom. Więc tych stron w tym całym ekosystemie, tych grup docelowych może być wiele. Co więcej, w większości wypadków tak jest, że każda grupa ma inne wyzwania, problemy i inne oczekiwania wobec wobec platformy. W związku z tym, jeśli chcemy robić platformę, która kompleksowo opiekuje wszystkie grupy docelowe, no to ona będzie miała inną złożoność i będzie miała inne cele biznesowe, inaczej będzie rozwiązywała pewne problemy, w zależności od tego, do której grupy docelowej będzie skierowany wybrany obszar platformy. Co też wpływa na złożoność, co też wpływa później na wycenę. Więc to też jest ważna rzecz, żeby wykonawca też rozumiał, dla kogo robi tę platformę, bo wtedy nawet jeśli będzie już abstrahując od samej realizacji platformy, ale jeśli on ma jakiś know-how, to znowu jest w stanie zaproponować jakieś rozwiązania, bazując na swoim doświadczeniu, które mogą pomóc w zachęceniu którejś grupy docelowej do korzystania z platformy. Także to warto o tym wiedzieć i dlatego właśnie te wyzwania i problemy, które wymieniamy czy definiujemy sobie w warsztacie Discovery dla grup docelowych, powinny być wyzwaniami i problemami nie tylko w kontekście projektu, bo może się okazać, że ekspertyza wykonawcy jest na przykład większa w jakimś obszarze i on może zaproponować rozwiązanie na problemy, których my w ogóle nie braliśmy pod uwagę przy realizacji platformy, bo na przykład nie wiedzieliśmy, że w ogóle technicznie istnieją jakieś rozwiązania, które mogą pomóc w tym, żeby klient z jakiejś grupy docelowej mógł rozwiązać swój problem na poziomie platformy B2B.

4. Określenie ekosystemu biznesowego i technologicznego

Kolejny cel warsztatów Discovery: określenie ekosystemu biznesowego i technologicznego. Prawie zawsze jest tak, że budowana platforma nie istnieje sama sobie w odizolowaniu. To znaczy, my w organizacji posiadamy różnego rodzaju systemy, czy to systemy ERP, CRM, WMS, OMS-y do zarządzania zamówieniami, logistyką, płatnościami, przeróżne, które prawdopodobnie są w użyciu. I jak budujemy platformę B2B, no to ona, żeby wykorzystać pełen jej potencjał, żeby zautomatyzować jak najwięcej i zdjąć z głowy czy to handlowców, czy innych osób ręczną pracę, powinna wręcz rozmawiać, jak to się mówi, gadać z tymi innymi systemami, czyli powinna się integrować z nimi. No ale żeby wiedzieć, z czym potencjalnie miałaby gadać i z czym potencjalnie miałaby się integrować, no to musimy wiedzieć, co tam jest. I dlatego mówię tutaj o ekosystemie biznesowym i technologicznym, no bo w technologicznym to tutaj to jest intuicyjnie wyczuwalne, tak, że jeśli mamy jakiś tam system ERP i widzimy konieczność transferu zamówień z platformy B2B do systemu ERP, no to ta wiadomo, że tutaj integracja powinna być i to jest raczej oczywiste. Ale mamy też ekosystem biznesowy. Może się okazać, że my nawiązujemy współpracę z jakimiś innymi dystrybutorami i oni mają na przykład swoje platformy, z którymi potencjalnie nasza platforma mogłaby na przykład się integrować, komunikować i wtedy na przykład zamówienia składane u dystrybutorów mogłyby lądować na platformę, żeby były, żeby była zachowana spójność. Wtedy platforma na przykład komunikuje się z systemem ERP i to sobie idzie dalej. Albo może być w drugą stronę, że nasza platforma serwuje jakiś content produktowy, który my wystawiamy na platformę dystrybutora. W związku z tym, czy czy jakieś programy lojalnościowe, tak, z zewnętrznych usług. Różne tego typu elementy, jakiś marketing automation, dodatkowe bramki płatności, to wszystko jest ekosystemem zarówno technologicznym, jak i biznesowym. I dobre zrozumienie tego nie tylko przez zamawiającego, ale i przez wykonawcę, to klucz do zbudowania platformy, która będzie efektywnie realizować wszelkie automatyzacje. Bez konieczności angażowania tam handlowców czy jakiś dodatkowych osób, bo na koniec dnia wtedy osiągamy największą, największy zwrot z inwestycji w platformę B2B, kiedy ona automatycznie, maksymalnie, jak najwięcej obszarów automatyzuje. No i to jest możliwe właśnie określając ten ekosystem biznesowy i technologiczny.

5. Analiza kluczowych procesów biznesowych

Kolejny cel warsztatów Discovery: to analiza kluczowych procesów biznesowych. Czemu to ma służyć? Jedna rzecz to oczywiście jeśli analizujemy kluczowe procesy biznesowe, to wiemy w czym osadzamy platformę i co ona potencjalnie ma automatyzować. Ale dodatkowo zrozumienie kluczowych procesów biznesowych, czyli na przykład tego, jak działa teraz biznes bez tego produktu, który mamy zrobić w ramach projektu, tak, czyli na przykład bez platformy B2B. Patrzymy, jak działa ten biznes. Jest też istotne, dlatego, że z punktu widzenia wykonawcy i zresztą nie tylko, bo bardzo często było tak, że jak realizowałem warsztaty Discovery, to okazywało się, że sam klient do końca nie ma pojęcia o tym, jak wygląda u niego na przykład proces logistyki czy wysyłki towarów. I na przykład mając kilkunastoosobowy zespół na warsztacie Discovery, my i tak dzwoniliśmy do przeciętnego pracownika działu logistyki, żeby on powiedział, jak on realizuje swoje funkcje, bo nikt nie był w stanie powiedzieć, jak to tak naprawdę działa. Także tutaj kolejny przykład tego, po co są te warsztaty Discovery. One pozwalają nam zrozumieć, jak działa biznes, ale nie tylko nam jako wykonawcom, ale również nam jako klientom łatwiej rozumieć, jakby mamy przestrzeń na to, żeby zastanowić się i zrozumieć, jak działa nasz biznes. A to jest niesamowicie istotne, bo później nawet czy to z narzędziem, czy bez narzędzia, my w sposób świadomy działamy na tych naszych procesach, więc w sposób świadomy identyfikujemy jakieś punkty zapalne, jakieś wąskie gardła, co pozwala nam na optymalizację naszych działań, a to przekłada się zazwyczaj na jakąś redukcję kosztów, na jakieś zwiększone dodatkowe przychody, czy na przestrzeń do wprowadzania innowacji, nowych rzeczy. Także bardzo ważna rzecz, kluczowe procesy biznesowe. One pozwalają nam nawet już w oderwaniu od platformy B2B zrozumieć lepiej swój biznes. Ale w kontekście wdrażanego produktu, no również jest to istotne, no bo wtedy wiemy, gdzie go osadzamy w biznesie i czy on na przykład rozwiązuje te wąskie gardła, albo może się okazać też z takiej analizy, że jest więcej obszarów niż zakładaliśmy, które można by było zaadresować platformą B2B. I to też jest, i to też jest ważne. Często mieliśmy na przykład taki warsztat Discovery, gdzie okazało się, że klient zupełnie nie brał pod uwagę w kontekście platformy tego, że w ramach ich sprzedaży ich produktów są realizowane dodatkowe usługi serwisantów i monterów. I oni obsługiwali to telefonicznie, natomiast analizując procesy, okazało się, że w zasadzie można by było wydzielić dodatkowy moduł na platformie B2B, który wspomaga tych monterów czy serwisantów. No i pojawiła się przestrzeń do automatyzacji również tego, tej grupy docelowej, zaspokojenia jakiś ich problemów. Także warto warto o tych procesach też w ramach warsztatów Discovery mówić.

6. Priorytetyzacja funkcji

Kolejna rzecz i kolejny cel warsztatów Discovery, to już będzie szósty, czyli mamy półmetek, to jest priorytetyzacja funkcji. To też jest ważne, bo z doświadczenia mogę powiedzieć, że klienci bardzo często przy budowaniu takiej platformy mają taką wielką listę życzeń, którą chcą, żeby wdrożyć w ramach platformy. Później okazuje się, że wiele z tych funkcji jest zbędnych albo nie jest istotnych na teraz i przez to niepotrzebnie puchnie nam zakres, wydłuża się czas wdrożenia, zwiększają się koszty. Więc pozostawienie sobie takiego, takiej przestrzeni czy takiego momentu, gdzie możemy się zastanowić po przeanalizowaniu grup docelowych, przeanalizowaniu procesów, ekosystemu, tego wszystkiego, możemy się zastanowić, które elementy są naprawdę niezbędne do wdrożenia, żeby do wdrożenia na start, żeby platforma działała efektywnie i dawała zwroty z tej inwestycji, a które mogą poczekać. I to jest bardzo ważne, bo dzięki temu my możemy zbudować taką wersję prototypową czy MVP, taką pierwszą wersję platformy, która niekoniecznie adresuje wszystkie problemy, ale adresuje te najbardziej palące i dzięki temu z automatyzacji z tych wszystkich integracji, które będą zrobione, my już możemy mieć jakieś zwroty z inwestycji w postaci tego, że odciążamy handlowców, w postaci tego, że możemy skalować sprzedaż, bo się zwiększa wolumen zamówień, albo w postaci tego, że klienci sami sobie budują koszyk, no bo są w stanie zrobić cały research i dobór produktów na platformie. Już z tego możemy czerpać zyski, które z kolei będą pozwalały nam wdrażać kolejne etapy i kolejne paczki funkcji. Więc dzięki temu my niejako, można powiedzieć, że ta platforma zaczyna na siebie sama zarabiać, dzięki czemu ten koszt tej inwestycji no się po prostu nam minimalizuje. Ale to możemy osiągnąć tylko wtedy, kiedy sami przed sobą powiemy sobie wprost, co jest dla nas ważne, co jest mniej ważne, co może zostać na później, czyli odpowiednie nadanie priorytetów jest naprawdę strategiczne do tego, żeby projekt nam się udał i żeby on faktycznie przynosił założone korzyści, biznesowe i technologiczne.

7. Analiza ryzyka

Kolejny cel warsztatów Discovery: analiza ryzyk. To jest super ważne. Jest to coś, co często jest pomijane przez wykonawców, bo oni się skupiają na tych rzeczach, na tych rzeczach takich stricte niskopoziomowych, jak tam zrobić tę platformę, w sumie technicznej, jak to ma wydajnie działać i tak dalej i tak dalej, a często zapominają o tym kontekście biznesowym, że mogą się pojawić różnego rodzaju ryzyka biznesowe związane z tym, że na przykład wdrożenie platformy może się opóźnić. Co wtedy? Albo okaże się, że przyjęliśmy jakieś założenia dotyczące integracji z systemem ERP, a w międzyczasie zmieniliśmy system ERP, bo bywały i takie rzeczy. Co wtedy robimy? Albo okaże się, że zakładaliśmy, że istnieje już integracja z systemem ERP, a ona nie istnieje. Co wtedy robimy? Ten element analizy ryzyka w kontekście warsztatów Discovery jest również bardzo ważny, bo pozwala nam zidentyfikować właśnie te ryzyka, zanim nastąpią i zastanowić się nad ewentualnymi planami reakcji na to, planami naprawczymi na to, co się, co zrobić, jak zareagować, gdy te ryzyka się zmaterializują. To też pozwala od razu zaplanować gdzieś tam w budżecie czy w czasie odpowiednie bufory, dzięki czemu ten projekt mimo tego, że pojawiają się tam potencjalne ryzyka, staje się niejako przewidywalny, bo my wiemy, że po prostu jak one się zmaterializują, to wiemy, jak zareagować. I to też jest bardzo ważne, to też buduje zresztą zaufanie do dwóch stron i no takie bezpieczeństwo w tej relacji, w samym procesie realizacji projektu.

8. Plan migracji

Kolejny cel warsztatów Discovery on ma zastosowanie, kiedy kiedy tworzymy jakiś projekt i na przykład migrujemy stare platformy do tego nowego rozwiązania, czyli plan migracji. I tutaj tak branżowo to wygląda tak, że mniej więcej każdy czuje, że trzeba zmigrować jakieś rzeczy typu klientów, zamówienia, produkty, to tak przychodzi na myśl jako pierwsze. Natomiast bardzo często bardzo często pomijalnym aspektem w takim planie migracji jest na przykład migracja treści czy migracja SEO, czyli zapewnienie odpowiednich przekierowań, map przekierowań, zbudowanie odpowiednich struktur linków, żeby ten cały wypracowany ruch na poprzednich narzędziach czy w poprzednim ekosystemie, no żeby on teraz nie przepadł, bo tak naprawdę jeśli my będziemy mieli inne struktury linków niż mieliśmy dotychczas i te stare linki będą prowadziły na nieistniejące serwisy, czyli tak zwane będą zwracać tak zwane 404, no to one później są wyrzucane przez robota indeksującego w wyszukiwarkach i świadomość ich po prostu znika, tak, czyli a tym samym nasza rozpoznawalność marki, po prostu jest znacznie mniej adresów, które kierują na nas. Także tak samo zresztą migracja treści jest istotnym elementem. Tak często się zakłada, że a my tam sobie przepiszemy z tej jednej platformy do drugiej, ale to też jest proces. To też trzeba wziąć pod uwagę. To też trzeba oszacować, bo może się okazać, że na przykład platforma będzie zrealizowana na czas, ale zapomnieliśmy o tym, że żeby wprowadzić treści będziemy musieli przeznaczyć na przykład dodatkowe dwa lub trzy tygodnie pracy zespołu, bo tych produktów jest dużo i w sumie to wszyscy zapomnieli o tym, że tego nie da się na przykład zrównoleglić, tak? Więc jest to szalenie ważne. Jest to szalenie ważne i niestety z doświadczenia wiem, że to jest często pomijalny aspekt, a on jest bardzo istotny.

9. Doprecyzowanie i uwiarygodnienie oferty

Kolejny cel warsztatów Discovery jest to doprecyzowanie i uwiarygodnienie wcześniejszej oferty. Czyli temat, który też się często pojawia, że my wysyłamy jakąś wstępną ofertę jako wykonawcy, no i później i to jest chyba największy, największy problem na linii wykonawca-zamawiający w kontekście warsztatów Discovery, że my wysyłamy jakąś tam wstępną ofertę dla zamawiającego, potem robimy warsztaty Discovery i potem ta wycena się zmienia. No i później jest zarzut, dlaczego ona się zmienia, dlaczego ona puchnie, zmienia, no w ogóle te terminy mogą być inne zupełnie niż były wcześniej. No i tu właśnie mamy odpowiedź na to pytanie. Bo jeśli weźmiemy pod uwagę wszystkie cele i te aspekty, które są poruszane na warsztatach Discovery, no to zauważymy, że te wszystkie elementy, które są poruszane, tak, te wszystkie obszary, które są omawiane, no to jest bardzo dużo nowych informacji, bardzo dużo kontekstu dodatkowego, który się pojawia i tym samym bardzo dużo ryzyk nowych, które się identyfikuje. Po prostu pozostanie przy poprzedniej wycenie byłoby niewiarygodne, tak, czyli zostalibyśmy z wyceną, która była jest niewiarygodna, no i oczywiście moglibyśmy sobie wszyscy, zarówno wykonawca, jak i zamawiający, mydlić oczy, że damy radę to zrobić w tym zakresie. No ale to już samo w sobie stałoby się ryzykiem projektowym. Także zdecydowanie lepiej jest uznać, że warsztaty Discovery pozwalają nam na doprecyzowanie i uwiarygodnienie oferty i wtedy w bardziej świadomym kontekście każdy podejmuje decyzję, czy chcemy iść z projektem, czy nie. I nawet, przy czym nawet jak nie pójdziemy z tym projektem dalej, to zaleta jest taka, że wiele rzeczy mamy już odkrytych i to też nie jest tak, że warsztaty przepadają, tak, i my nic z tego nie mamy. Bo ta wiedza pozyskana na warsztatach też nam może zaprocentować, czy to w rozwoju biznesu, czy we współpracy z inną firmą, która po prostu już ma wiele pracy zrealizowanej przez wcześniejszego wykonawcę czy osoby prowadzące warsztaty.

10. Budowanie kontekstu biznesowego i technologicznego

Kolejny cel: buduje kontekst biznesowy i technologiczny. Myślę, że to w kontekście określania ekosystemu, grup docelowych i tak dalej wydaje się oczywiste, czyli wykonawca patrząc na to, jak obecnie funkcjonuje firma, też wie mniej więcej, czy to są systemy złożone, czy to są systemy stare, czy współpracuje, w jaki sposób współpracujemy w ogóle, czy zachodzi współpraca z innymi grupami docelowymi, z dystrybutorami i tak dalej i dzięki temu możemy identyfikować kolejne jakieś tam szanse biznesowe czy szanse rozwojowe dla budowanego rozwiązania.

11. Pierwszy test współpracy

Są jeszcze takie dwa cele, o których, o których powiem. Jeden z nich to jest pierwszy, że że warsztaty Discovery to jest taki pierwszy test tego, jak działają obie strony. To też jest fajne, że w warsztatach Discovery relatywnie niskim kosztem sprawdzamy sobie, jak działa, jak działa wykonawca, jak działa zamawiający. Czy tam w grę nie wchodzi jakaś taka polityka firmowa, która na przykład wydłuża procesy decyzyjne? Jakie są czasy reakcji? Czy w ogóle między dwoma dwoma stronami istnieje jakaś chemia i faktycznie się dogadują, dążą do wspólnego celu, rozumieją te te cele, rozumieją dokąd chcą dotrzeć i co jest efektem końcowym? I to jest bardzo istotny aspekt, bo jeśli takie rzeczy by wyszły nam na etapie realizacji projektu, no to znowu wrzucamy na pokład kolejne ryzyka i potencjał do tego, żeby no niestety coś poszło nie tak.

12. Określenie wymagań niefunkcjonalnych

No i ostatni aspekt, ostatni cel takich warsztatów Discovery to jest określenie wymagań niefunkcjonalnych. Czyli coś, co na etapie wstępnej oferty jest bardzo trudne do uchwycenia, mianowicie to, czy na przykład istotne jest dla nas istotny jest dla nas aspekt wydajności. Oczywiście każdy powie, że wydajność jest istotna, no ale teraz każdy rozumie to zupełnie inaczej. Bo jedni powiedzą, że na przykład szybkość ładowania strony poniżej sekundy musi być. Albo dostęp do oferty powinien być dużo szybszy, wyszukiwarka powinna działać efektywnie, uwzględniać literówki i tak dalej i tak dalej. Więc dobrze jest uspójnić te elementy też niefunkcjonalne, czyli dotyczące wydajności, dotyczące bezpieczeństwa, czyli tylko na przykład aktualizacja systemu, czy może zabezpieczanie całego serwera. No to też wpływa na złożoność projektu końcowego. Wymagania dotyczące jakiś norm, czy dotyczące użyteczności, UX-a, normy dostępności cyfrowej, ISO 27001, no masa różnych rzeczy, które z punktu widzenia organizacji mogą być super istotne, a o których wykonawca na etapie wstępnej oferty nie miał w ogóle pojęcia, że że są istotne dla realizacji projektu.

Korzyści z warsztatów Discovery

Dobrze. Mamy te cele, więc jak widać jest ich sporo, ale myślę, że też czujecie, że zaadresowanie tych elementów no jest super istotne przy realizacji projektu i w ogóle w zrozumieniu w tym, co my chcemy osiągnąć, no bo na koniec dnia najważniejsze jest to, że my nie mamy dostarczyć narzędzia. To jakby jest ważne oczywiście, no ale docelowo my chcemy zapewnić realizację jakiegoś celu biznesowego. Czyli to narzędzie ma realizować jakiś konkretny cel czy zestaw celów biznesowych. Jeśli on zostanie zrobiony nawet z niższym budżetem i przed czasem, ale on będzie nieużyteczny, nie będzie zwiększał sprzedaży, nie będzie przyciągał klientów, no to na koniec dnia to są pieniądze wyrzucone w błoto. Więc bardzo ważne jest zrozumienie kontekstu biznesowego przy wdrażaniu tego typu rozwiązań czy przy realizowaniu tego typu projektów.

No ale to, co jest intuicyjnie wyczuwalne, to ubrałbym też w zestaw takich sześciu korzyści, które być może nie są na pierwszy rzut oka oczywiste, a może dla niektórych już są. Zaraz sobie to sprawdzimy.

1. Zbudowanie wspólnej wizji projektu

Pierwsza korzyść z warsztatów Discovery to jest zbudowanie wspólnej wizji projektu. Czyli rozmawiałem, mówiłem o tych kilku celach, że chcemy określić, jaki jest cel projektu, jakie ma jakieś mierzalne cele biznesowe i tak dalej i tak dalej. To wszystko ma służyć właśnie temu, żeby każda ze stron mówiła w tym samym języku, bo im mniej niedopowiedzeń będzie już na tym etapie, tym mniejsza szansa na to, że będziemy musieli robić coś X razy, bo nie zrozumieliśmy kontekstu, no i trzeba coś tam zmienić, poprawić, albo niejednokrotnie wymienić całe moduły. W związku z tym mniej niedopowiedzeń prowadzi do niższych kosztów operacyjnych, co więcej, wiemy wtedy, co chcemy widzieć jako efekt końcowy, więc też to zmniejsza frustracje, narzuty komunikacyjne. No generalnie jest to korzystniejsze pod kątem operacyjnym i kosztowym. Warunki akceptacji też dzięki temu wychodzą nam w sposób taki naturalny, co sprawia, że oddanie projektu też staje się przewidywalne. Także ta wspólna wizja jest bardzo ważna i jest bardzo dużą korzyścią z warsztatów Discovery.

2. Redukcja ryzyka

Kolejna rzecz i korzyść warsztatów Discovery: redukcja ryzyka. Mając roadmapę, mając rekomendacje, identyfikując ryzyka i plany naprawcze na te w przypadku, kiedy zmaterializują się ryzyka, sprawiamy, że mimo, że projekt jest długi, złożony, kosztowny, to uzyskujemy przynajmniej częściową przewidywalność projektu. To się przekłada na nasze poczucie bezpieczeństwa, w związku z tym dużo sprawniej, bezpieczniej i spokojniej działamy zarówno jako wykonawcy, jak i jako zamawiający w tym projekcie.

3. Oszczędność pieniędzy

Trzecia korzyść, no to oszczędność pieniędzy, bo umówmy się, na takich warsztatach, jeśli my zmieniamy koncepcję, no to po prostu omawiamy ją, zmieniamy i tyle. To nie kosztuje nas tak dużo, jak gdybyśmy zbudowali na przykład pierwszą wersję platformy i powiedzieli, że część z tych rzeczy działa zupełnie inaczej i wymaga to zmiany, zmiany kodu. Oczywiście ktoś może powiedzieć, że żyjemy w czasach AI, więc to prototypowanie i budowanie jest dużo szybsze. Oczywiście tak, ale nie zmienia to faktu, że jeśli dostaniemy słabej jakości wsad wejściowy dla AI, to później to wyjście też będzie słabej jakości. Jeśli cele biznesowe zostaną źle określone, to AI wyprodukuje platformę, która będzie realizowała te źle określone cele biznesowe. Więc na koniec dnia jest to ważne, tak czy inaczej, na etapie warsztatów najłatwiej jest zmieniać koncepcję i jest to najmniej kosztowne.

4. Lepszy UX

Kolejna korzyść to jest lepszy UX, czyli user experience, czyli w ogóle doświadczenie użytkownika w platformie. Bo jeśli omówimy sobie problemy grupy docelowej i zaadresujemy te problemy grupy docelowej w docelowym rozwiązaniu, no to zbudujemy platformę, która będzie do nich adekwatna, więc oni będą chcieli z niej korzystać, bo po prostu będą widzieli, że ich problemy są przez tę platformę rozwiązywane, a nie, że jest to jakaś tam platforma, na która, która wprowadza jeszcze więcej zamieszania, jakiś handlowiec zmusza nas do korzystania z niej, a w ogóle to nie ma tam dla mnie nic ciekawego i nie ma tam żadnej korzyści. No to to jest kolejny element, który pomaga handlowcom z kolei przekonać do tego, żeby korzystać z platformy. No bo jeśli ta platforma będzie użyteczna i będzie dawała korzyści grupom docelowym, no to dużo łatwiej będzie ich przekonywać do korzystania z tej platformy.

5. Bardziej precyzyjna wycena

Kolejna korzyść: bardziej precyzyjna wycena. No to tutaj już o tym rozmawialiśmy, ale tutaj właśnie wspominam o tym raz jeszcze. Po warsztatach Discovery wycena jest dużo bardziej wiarygodna i osadzona w kontekście. Więc ten budżet staje nam się przewidywalny i dużo łatwiej jest później realizować projekt, jeśli wiemy, do czego wiosłujemy i to, co wiosłujemy jest no bardziej rzeczywiste niż jakiś tam rozmyty obraz tego, co ma powstać.

6. Przekształcenie listy życzeń w plan działania

No i kolejna korzyść, tutaj ostatnia, którą chciałem wymienić, to to, że warsztaty zamieniają taką chaotyczną listę życzeń w konkretny plan działania. Czyli w dużym skrócie doprowadzamy do uporządkowania tego, co chcemy realizować, do uporządkowania zakresu oraz nadania priorytetom elementom z tego zakresu, co docelowo prowadzi do tego, że realizujemy platformę z funkcjami, które będą naprawdę używane, a nie, które fajnie by było mieć, a w sumie to nawet nie wiemy, czy klient chce i czy one będą nam potrzebne. To też jest ważne, bo często wpadamy w taką pułapkę, że jak zaczynamy coś realizować, to właśnie uruchamia nam się ten tryb takiej listy życzeń, że my widzieliśmy coś tam w innych platformach czy w innych rozwiązaniach i też bardzo byśmy chcieli to mieć, bo naszym zdaniem to jest bardzo potrzebne, a to albo albo jest super, więc dobrze by było to mieć, bo robi taki efekt wow. Tylko czasami jest tak, że ten efekt wow to jest efekt wow po pierwsze tylko dla nas, a po drugie czasem jest tak, że my nie mamy zaadresowanych podstawowych funkcji, czy czy czy nie adresujemy podstawowych potrzeb naszej grupy docelowej, a już myślimy o jakiś rzeczach do przodu. Więc to na to też uczulam, bo to jest często powodem tego, że my ostatecznie nie wdrażamy platformy B2B, bo wychodzi nam drogo. To oczywiście sprawia, że nie mamy w końcu nic zautomatyzowanego, wchodzimy w dodatkowe koszty operacyjne, wytracamy jakąś marżę, mamy ograniczone przychody, bo się słabiej skalujemy, a to wszystko przez to, że zamiast zrobić platformę złożoną o 50% mniej niż zakładaliśmy i mieć skalę i mieć zaadresowane podstawowe procesy, no to polegliśmy na tym, że po prostu chcieliśmy zrobić coś dużego z wielką listą życzeń, a to jest bez sensu.

Podsumowanie

Dobrze. Tak to mniej więcej wygląda. Myślę, że po tym, po tym, jak zostały określone te cele i korzyści, rozumiecie już, że realizowanie warsztatów Discovery nie jest fanaberią wykonawcy czy jakimś takim zbędnym krokiem, tylko wręcz z definicji powinno być podstawowym elementem startowym przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu. I jeśli ktoś nie proponuje takich warsztatów Discovery, no to powinna wam się zapalić tutaj czerwona lampka, czy aby na pewno jest to osoba, która chce pomóc wam w rozwoju waszego biznesu, czy nie jest to po prostu rzemieślnik, który chce zrealizować technicznie jakąś platformę zgodnie z waszymi wymaganiami technicznymi czy nietechnicznymi, no i po prostu zrobić swoje i pójść dalej. Więc zachęcam do tego, żeby w przy następnych projektach jednak myśleć o tym, żeby podejść do tego tematu tak analitycznie we współpracy z wykonawcą, bo dzięki temu, to to jest najlepszy, to jest synergia, to jest najlepsze, co może spotkać was spotkać, bo może się okazać, że po tych warsztatach wyjdziecie z może nie kompletnie nową wizją, ale z wizją, która będzie dawała dużo więcej niż początkowo zakładaliście.

Jeśli znacie kogoś, kto właśnie teraz mierzy się na przykład z problemem wdrożenia takiego projektu i potrzebuje jakiegoś wsparcia, albo potrzebuje uzasadnienia dlatego dla tych warsztatów Discovery, to podzielcie się tym odcinkiem z nim. Zachęcam was też do subskrybowania kanału po więcej ciekawych treści. A ja na ten moment żegnam się z wami. Mam nadzieję, że słyszymy się w kolejnych odcinkach. Do zobaczenia. Dzięki wielkie za uwagę. Cześć.